Предлагаемая ниже методика предпроектного обследования позволяет быстро и грамотно построить модель предметной области "как есть" (AS-IS). Обязательным условием успеха является использование CASE-средств для построения диаграмм потоков данных (DFD).

1. Введение (не более 5 стр.)

1.1        Название организации (полное и краткое)
1.2        Заказчик, контактное лицо, телефон, e-mail, адрес офиса
1.3        Миссия организации (виды деятельности)
1.4        Юридический статус
1.5        Головная организация (если есть)
1.6        Дочерние организации (если есть)
1.7        Положение на рынке. (основные конкуренты, аналогичные организации, масштабы деятельности, сфера влияния, доля рынка, кол-во клиентов, поставщиков, имущества, персонала, виды и объемы выпуска продукции / оказания услуг)
1.8        Основные тенденции развития организации и отрасли, сильные и слабые стороны организации
1.9        Проблемы деятельности (кратко)
1.10    Цели автоматизации, дерево целей, критерии достижения целей (кратко)
1.11    Границы обследования, границы планируемой автоматизации

2. Контекст (окружение)

2.1 Контекстная диаграмма (внешние сущности)
2.2 Основные контрагенты (поставщики, покупатели (клиенты), банк, государственные органы, головные и дочерние организации, партнеры, другие контрагенты)
2.3 Описание контекстной диаграммы (документооборот с контрагентами с точностью до документа)
2.4 Недостатки и достоинства существующего положения дел, требования к новой системе

3. Фирмы внутри холдинга (если есть)

3.1 Организационная структура холдинга с точностью до фирмы (диаграмма)
3.2 Контактные лица на фирмах, телефоны, e-mail, адрес офиса
3.3 Юридический статус каждой фирмы внутри холдинга
3.4 Взаимоотношения каждой фирмы с головной и другими фирмами внутри холдинга, а также с организациями вне холдинга
3.5 Диаграмма DFD «Фирмы».
3.6 Описание диаграммы (документооборот между фирмами холдинга и между организациями вне холдинга с точностью до документа)
3.7 Общие для нескольких фирм хранилища данных
3.8 Недостатки и достоинства существующего положения дел, требования к новой системе

4. Отделы внутри фирмы (или основные процессы на фирме)

4.1 Организационная структура фирмы с точностью до отдела (диаграмма)
4.2  Контактные лица в отделах, телефоны, e-mail
4.3 Основные функции каждого отдела
4.4 Диаграмма DFD «Отделы»
4.5 Описание диаграммы (документооборот между отделами с точностью до документа)
4.6  Общие для нескольких отделов хранилища данных
4.7  Недостатки и достоинства существующего положения дел, требования к новой системе

5. Процессы в отделе (рабочие места, участки работ)

5.1 Организационная структура отдела с точностью до должности (диаграмма)
5.2 Контактные лица сотрудников, телефоны, e-mail
5.3 Основные функции каждого рабочего места
5.4 Диаграмма DFD «Процессы в отделе»
5.5 Описание диаграммы (документооборот между рабочими местами с точностью до документа)
5.6 Общие для нескольких рабочих мест хранилища данных
5.7 Недостатки и достоинства существующего положения дел, требования к новой системе

6. Функции рабочего места

6.1  Диаграмма DFD «Функции рабочего места»
6.2  Описание диаграммы (описание процессов, документов, хранилищ по соответствующим методикам).
6.3  Недостатки и достоинства существующего положения дел, требования к новой системе

7. Детализация сложных процессов до элементарных по методике п.6

8. Описание существующей системы автоматизации

8.1 Используемое и неиспользуемое техническое обеспечение, схема локальной сети (существующая и возможная для новой системы)
8.2 Используемое и неиспользуемое программное обеспечение, причины неиспользования
8.3 Недостатки и достоинства существующих автоматизированных систем
8.4 Требования заказчика по взаимодействию с существующими автоматизированными системами (требования по совместимости, по обмену информацией, по переносу данных из прежних систем в новую)
8.5 Входящие и исходящие документы для существующих автоматизированных систем
8.6 Структура существующих баз данных (если нужно для выполнения требований заказчика)

9. Формулировка требований заказчика к будущей системе

9.1 Объединение всех собранных требований и их описание по методике E (требования могут быть сгруппированы по источнику или по другому признаку)
9.2 Уточнение требований с помощью прототипов (Прототип может быть сделан на бумаге, на диаграммах DFD, в экранных формах или может быть показана аналогичная разработка, типовое решение. Первый прототип должен быть сделан как можно раньше и как можно быстрее!)
9.3 Проверка требований на непротиворечивость друг другу, согласование и утверждение компромиссного варианта.
9.4 Проверка каждого требования на корректность и возможность выполнения (достаточность и определенность входной информации, ясный алгоритм обработки информации, четкая структура выходной информации)

10. Предложения и рекомендации по результатам проведённого обследования.

А. Методика построения DFD-диаграмм

1        DFD-диаграмма должна быть полезной.
2        Цель построения DFD-диаграмм – общение с заказчиком и пользователями, уточнение требований к системе, передача знаний о предметной области от системных аналитиков к разработчикам автоматизированной системы.
3        Каждая DFD-диаграмма должна быть проверена на соответствие реальному положению дел («как есть»).
4        Правило от 2 до 6. На DFD-диаграмме должно быть не меньше двух и не больше шести процессов/подсистем.
5        Принцип абстракции (отвлечения от деталей). Для подсистем и процессов строится иерархия DFD-диаграмм. На каждой диаграмме должны быть представлены только основные процессы, важные на данном уровне рассмотрения. На диаграммах нужно абстрагироваться от несущественных пока деталей, нюансов работы и т.д.
6        Материальные процессы, потоки и хранилища на диаграммах DFD не отображаются (только процессы обработки информации, потоки данных и хранилища данных).
7        Сначала должны быть рассмотрены функции (процессы), затем данные (хранилища), необходимые для выполнения этих функций. Подход «от данных к функциям» запрещен.
8        Не должно быть связей между внешними сущностями. Во внешних сущностях не должно быть обработки информации.
9        Имена процессов должны быть глаголами или глагольными существительными. Имена подсистем должны быть существительными (названия отделов, должностей). Имена потоков должны быть названиями документов или групп документов.
10   Для хранилища данных должен быть вход и выход. Должен соблюдаться закон сохранения информации: нельзя использовать того, чего нет в хранилище. Все что хранится, нужно использовать. Запросы к хранилищу данных на диаграммах не отображаются.
11   Нужно избегать пересечений стрелок, можно создавать копии хранилищ данных. Множественные однородные потоки данных можно объединять в один.
12   Элементарные процессы на диаграммах DFD не детализируются.
13   На диаграммах DFD не должно быть изолированных (несвязанных) объектов (внешних сущностей, подсистем, процессов, хранилищ данных)

B. Методика описания процесса обработки информации

1        Название процесса, основная функция
2        Ответственный за процесс, исполнитель процесса (должность, отдел)
3        Тип процесса (сложный или элементарный)
4        Длительность процесса (минимальная, максимальная, типичная)
5        Входящая информация (документы и хранилища по методикам C и D)
6        Исходящая информация (документы и хранилища по методикам C и D)
7        Алгоритм обработки информации (для сложных процессов с точностью до документа, для элементарных процессов с точностью до полей, желательно с использованием структурного естественного языка, имеющего три конструкции: Последовательность, Ветвление и Цикл, необходимо уложиться в 10-30 строк)

C. Методика описания документа

Материальные потоки на DFD-диаграммах не отображаются. Только потоки данных.
Документ может быть бумажный, электронный или другое информационное сообщение.

1        Название документа
2        Функция документа
3        Маршрут документа (составитель, источник, приемник, следующий приемник и т.д.)
4        Периодичность (или интенсивность)
5        Объемы (кол-во строк в документе), минимальные/максимальные/типичные
6        Образцы документа (ксерокопии с реальными данными)
7        Структура документа (поля шапки, табличной части, подвала, типы данных каждого поля, длина, точность, список возможных значений, ограничения на значение поля, взаимосвязь с другими полями документа)
8        Исходная информация для составления документа (другие и/или этот же документ, хранилища данных)
9        Порядок составления документа (алгоритм)

D. Методика описания хранилища данных

Материальные хранилища на DFD-диаграммах не отображаются. Только хранилища данных.
Хранилищем данных может быть справочник, журнал, ведомость, картотека, база данных.

1        Название хранилища
2        Функция хранилища
3        Тип хранилища (нормативно-справочная информация или оперативные данные)
4        Место физического размещения (отдел, рабочее место)
5        Ответственный за ведение хранилища данных (должность, отдел)
6        Образцы хранилища данных (ксерокопии с реальными данными)
7        Структура (разделы, применяемые классификаторы, поля, типы данных каждого поля, длина, точность, список возможных значений, ограничения на значение поля, взаимосвязь с другими полями этого хранилища)
8        Объемы хранилища данных (кол-во строк, карточек, документов)
9        Периодичность/интенсивность обновления (добавления, удаления, корректировки)
10   Процессы, события, влияющие на хранилище данных
11   Процессы, подсистемы (должности, отделы), использующие хранилище данных
12   Взаимосвязь с другими хранилищами данных с точностью до полей.
13   Порядок ведения хранилища данных

E. Методика описания требований к новой системе

1        Идентификационный номер требования (обязательно!), название требования
2        Источник требования (ФИО, должность, отдел)
3        Приоритет выполнения требования (от 1 до 5)
4        Суть требования (подробно)
5        Требующие изменения или вновь создаваемые документы, отчеты, хранилища данных, процессы (по соответствующей методике).
6        Исполнитель требования (отдел, рабочее место)
7        Стабильность требования (вероятность изменения, направление и границы изменения)